L’externalisation de l’impression comme source d’économies
Un enjeu conjoncturel propice à l’externalisation
Face à la crise sanitaire, un grand nombre d’entreprises ont dû assurer une continuité de service, en faisant preuve d’une grande réactivité pour s’adapter. D’autres ont subi un arrêt ou un ralentissement brutal de leur activité. Avec le déconfinement, les effets de la guerre entre la Russie et l’Ukraine dont l’inflation galopante, les lignes bougent à nouveau. Pour tous les dirigeants et les responsables, un nouvel enjeu est apparu : piloter une entreprise ou un service en tenant compte de l’incertitude.
Dans ce contexte fluctuant, il est devenu vital pour les entreprises de gagner en agilité, pour optimiser leurs ressources et réduire leurs coûts fixes, pour développer la performance en se concentrant sur leur cœur de métier. Comment ?
Et si la réponse se trouvait dans l’externalisation ?
Et si on poussait cette logique d’externalisation à son paroxysme en touchant à des postes qui peuvent paraître difficilement externalisables, comme l’impression ? Démonstration.
La voie toute tracée de l’externalisation
Externaliser c’est confier une activité ou une fonction précise, jusqu’alors gérée en interne, à un prestataire externe. On parle d’outsourcing ou de facility management.
L’externalisation fait ses preuves depuis de nombreuses années. Orientée au départ vers des fonctions à faible valeur ajoutée, elle touche aujourd’hui de plus en plus de fonctions qui requièrent des compétences et une expertise métier. C’est le cas par exemple de l’informatique, de la comptabilité, des Ressources Humaines ou encore du Marketing. Elle concerne également la production et la logistique avec par exemple l’externalisation du stockage ou du transport.
Quel que soit le domaine ou la fonction externalisée, les bénéfices attendus restent les mêmes :
- Réduire les frais fixes
- Gagner en souplesse, en réactivité
- Disposer d’une variable ajustable en fonction de l’activité
- Augmenter la qualité en s’appuyant sur un partenaire expert
- Pouvoir se consacrer à son cœur de métier et améliorer la performance globale de son organisation.
Et si vous externalisiez l’impression ?
La proposition peut paraître incongrue.
Bien sûr pour l’impression de plaquettes ou de supports très spécifiques, les entreprises font appel à des prestataires. Mais pour les impressions courantes, du quotidien, s’appuyer sur un prestataire semble moins évident. Question d’habitude ou d’organisation. La plupart du temps les entreprises réalisent des investissements lourds pour disposer d’équipements performants leur permettant de traiter les travaux d’impression de manière efficace. Pour les plus grandes d’entre elles, elles ont, la plupart du temps, fait le choix d’un centre de reprographie intégré.
Et pourtant, si on y regarde de près, l’impression représente 3% du CA des entreprises. Dans ces 3 % on comptabilise : l’investissement en matériel qu’il faut renouveler, les ressources nécessaires pour réaliser les travaux d’impression, les consommables et toutes ces choses moins visibles telles que la gâche par exemple.
L’externalisation permet de gommer de manière durable une partie de ces coûts cachés. Les entreprises qui ont fait ce choix réalisent ainsi entre 30 à 50 % d’économies.
Les bénéfices de l’externalisation ne s’arrêtent pas à la réduction des dépenses d’impression. Ils englobent également le gain de souplesse, de réactivité, de qualité… bref, tous les autres bénéfices constatés dans des domaines où le facility management est depuis longtemps un réflexe.
La baisse des volumes d’impression change la donne
L’externalisation trouve aussi sa raison d’être du fait de l’évolution du volume des impressions. Une étude, réalisée par Smither Pira (cf. graphique), montre clairement qu’entre 2016 et 2021 la tendance, en Europe, est à la baisse. Ce paramètre est essentiel puisque la plupart des contrats d’impression souscrits par les entreprises est basé sur les volumes. Ce fonctionnement est aujourd’hui caduc.
Face à la baisse des volumes d’impression et à la nécessité de s’adapter à un contexte en constante mutation, les entreprises se retrouvent au pied du mur dans un domaine où elles n’étaient pas forcément enclines à changer. Il ne s’agit plus de savoir si l’externalisation de l’impression est une solution valable. Il devient urgent et nécessaire de savoir quand et dans quelles conditions l’externalisation de l’impression peut être mise en place pour en tirer des bénéfices à court et à long termes.
Comment s’y retrouver ? Par où commencer ?
De quelles informations avez-vous besoin pour initier la démarche ?
Comment récupérer facilement ces données, parfois diffuses,
pour calculer les bénéfices de l’externalisation de l’impression de manière concrète pour votre entreprise ?
Pour vous aider dans cette première étape et vous faire gagner un temps précieux, nos chargés de clientèle sont à votre disposition !
Nous mettons également à votre disposition un simulateur d’économies :
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ILS NOUS FONT CONFIANCE
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« Tout a commencé en avril 2015, alors que nous étions dans une volonté éco-responsable, nous avons voulu externaliser nos travaux d’impression. Nous avons trouvé en Quarante Six un partenaire de qualité, avec sa réactivité et sa proximité par la mise en place de deux navettes quotidiennes. En tant que responsable des Services Généraux, la satisfaction du client interne est notre principal critère. »
Edwige T., Responsable Services Généraux HSE, Mercedes-Benz France
« Nous avons trouvé chez Quarante Six un prestataire capable de gérer notre activité d’impression, ainsi qu'un partenaire en mesure de nous fournir des outils et un accompagnement pour mener ce changement dans les meilleures conditions. Avec l'outil Ozalid, l’externalisation de notre service reprographie fut une réussite »
Nathalie S., Chef de projet Département Facility Management, Roche France
