Gestion documentaire

La dématérialisation pour faciliter la gestion de vos documents et automatiser vos processus métier. De la centralisation des données à la gestion d’un outil de GED : suivez le guide… By Quarante Six !

COMMENT ABORDER LA DEMATERIALISATION DE LA GESTION DOCUMENTAIRE ?

Lorsqu’il s’agit de trouver des solutions pour la gestion de vos contenus, assets marketing, et tous documents devant être archivés de manière numérique, une large palette de choix s’offre à vous. Nous aurions tous tendance à commencer par réaliser un benchmark en premier lieu les outils informatiques pour répondre à nos problématiques de stockage des données. Cependant, si l’outil de gestion est une étape du processus de digitalisation des documents papier, il n’en est pas pour autant la pierre angulaire de votre réflexion. Le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) est un facilitateur, certes, mais il se doit avant tout de répondre à vos besoins, qui divergent d’un utilisateur à l’autre, d’un service à l’autre, et varient fortement selon les entités.

La première étape de ce projet de transformation digitale, consiste donc à mener un audit de votre entreprise. Celui-ci vous révélera alors les axes d’amélioration de votre gestion documentaire, les freins de certains utilisateurs, vos besoins réels en archivage (volume des archives existantes et des documents à numériser). Les objectifs à garder comme ligne de conduite pendant toute la durée de votre projet de transformation sont : gain en productivité, modularité et agilité.

A la lumière de ces nouvelles connaissances, vous pourrez trouver l’entreprise de services numérique qui aura la capacité de répondre à l’ensemble de vos prérequis. Quant à la sélection en elle-même du prestataire idéal, les services qu’il propose doivent inclure l’accompagnement ainsi que la personnalisation des solutions proposées. C’est un fait, une solution globale de management des solutions doit :

• savoir se faire caméléon pour s’interfacer avec vos ERP, vos systèmes d’information,
• s’adapter à vos usages,
• être évolutive dans le temps tout comme votre business.

LA GESTION ELECTRONIQUE SECURISE-T-ELLE REELLEMENT VOS DOCUMENTS ET CONTENUS IMPORTANTS ?

Penchons-nous désormais sur la seconde étape dans la digitalisation de vos processus métier, pour nous intéresser tout particulièrement à votre future plateforme documentaire.

Votre logiciel de gestion des documents va jouer le rôle de colonne vertébrale de votre organisation.
Pour s’assurer le maintien du traitement de vos flux documentaires et la sécurité de vos données en cas de sinistre ou d’incident, le PCA doit prendre en compte le management de documents.

Fait étonnant, selon une étude réalisée en 2020 par Archimag pour Pitney Bowes auprès de 70 organisations françaises publiques et privées, 64% des organisations n’ont pas mis en place de PCA spécifique à la gestion documentaire, ce qui est problématique avec l’accélération du télétravail. Très peu d’entreprises se sont organisées pour gérer les risques liés au flux documentaires tels que les espaces en ligne de stockage sécurisés, portails dédiés et personnalisés, et autres coffres-forts numériques.

Et pourtant l’accès à certains documents de travail reste essentiel. De nombreux processus métier restent encore basés sur le papier, ce qui est le cas dans les directions comptables et financières (factures, contrats fournisseurs, …), les ressources humaines (contrats d’embauche, bulletins de salaires…) et les documents commerciaux et marketing.

Depuis le début de la crise sanitaire, on aurait pu croire que la tendance se serait inversée. Les entreprises ont eu une prise de conscience mais elles se mettent en ordre de marche avec lenteur. En fin d’année 2020, moins d’1 organisation sur 10 a fait appel à un prestataire externe pour le traitement de certains flux documentaires. Une des raisons de ce retard dans l’implémentation d’une solution GED spécifique se résume aux problèmes rencontrés dans la réalisation de l’audit, par les gestionnaires de projets . Celle-ci peut être très longue surtout pour les grands groupes qui doivent composer avec des organisations complexes et des entités éparses.

Pour pallier ce problème, s’adjoindre les services d’une entreprise spécialisée en management des ressources documentaires permet de faire la différence. Vous gagnez du temps pour accélérer votre projet de transformation digitale et êtes en règle avec les impératifs d’un PCA. Vous éviterez ainsi les ruptures d’exploitation qui viennent perturber le fonctionnement habituel de votre organisation, ce qui est fort appréciable en contexte de crise comme celle du Covid-19, et demeurent pourtant méconnus des entreprises. Au passage, pensez à vous assurer que votre fournisseur de gestion GED a lui aussi mis en place un PCA dans son entreprise.

QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES INCONTOURNABLES DES PLATEFORMES NUMERIQUES ?

En ce qui concerne le côté purement technique, la dématérialisation vous assure également une gestion optimale des risques par l’automatisation et le contrôle des processus métier. Le mode SAAS, qui est un système de gestion dans le cloud, est le plus courant pour la gestion électronique des documents, avec un accès par un portail dédié. En complément de l’assurance d’une accessibilité des données et de tout document 24h/24. Cela vous garantit également une sécurité accrue des datas et leur conformité avec vos systèmes d’information.

D’un point de vue fonctionnel, les plateformes d’archivage permettent d’accéder à tous vos documents peu importe votre lieu de travail (sur site ou en télétravail). La prise en main doit être simple pour les utilisateurs et permettre la consultation, l’organisation, la recherche et la personnalisation des documents. En parallèle, il vous faudra veiller à ce que le paramétrage et la mise à jour restent fluides pour les directions opérationnelles (comptabilité, ressources humaines, …). Ce point fait partie de la définition de la gouvernance de l’information, qui est un sujet connexe aux logiciels de GED et qui mérite d’être pensé en amont. Il doit faire partie de la documentation liée à l’outil informatique qui vous sera délivré.

Grâce au logiciel de GED, la traçabilité de tout document ou information est maîtrisée. Vous optimisez ainsi l’ensemble des données avec un objectif adapté à chaque métier :

• Pour la gestion administrative, comptable et financière : atteindre le zéro papier en 2030 pour basculer vers le « tout électronique »,
• Pour les équipes marketing et communication : optimiser les outils et assets, faciliter leur accès et leur diffusion maîtrisée pour impression, permettre la personnalisation en ligne de documents-types afin de respecter la charte graphique de l’entreprise.

Enfin la collaboration est améliorée grâce aux fonctionnalités de validation par la hiérarchie, voilà une sécurité supplémentaire appréciable. D’autre part, même si la majorité des GED sont ergonomiques, la formation peut être nécessaire lorsque l’éditeur aura adapté le logiciel à vos besoins spécifiques. Dans ce cas, lors de votre recherche de fournisseur, n’hésitez pas à choisir celui qui propose des sessions de formations auprès de vos collaborateurs en complément, ou des tutoriels comme l’a mis en place le cabinet de conseil PwC grâce à Quarante Six.

Pour résumer, votre plateforme de gestion documentaire fluidifie le parcours entre les contenus, informations et toute forme de data de votre entreprise et réduit vos dépenses opérationnelles. Elle offre un accès sécurisé, rapide, et efficace à vos données. Votre gestion de flux documentaire n’est plus un obstacle au maintien et à la réussite de votre activité, quelques soient les événements extérieurs qui pourraient l’impacter.