Audit impression

Comment optimiser son parc d’impression ?

Pour gérer les impressions, vous êtes actuellement en contrat avec une marque de constructeur, Canon, Xerox, HP… Depuis une dizaine d’années, comme c’est le cas dans de nombreuses entreprises, vous avez constaté une baisse globale des impressions en raison de la digitalisation des documents et de la gestion documentaire. La crise sanitaire de 2020 a accéléré ce phénomène.

La rationalisation du parc impression en lui-même a nécessité de réduire le nombre de périphériques d’impression

Pour rééquilibrer la rentabilité de votre centre de reprographie, vous avez alors analysé son fonctionnement et mené des actions d’optimisation des impressions. Il en est sûrement ressorti des achats plus maîtrisés et la révision progressive des systèmes d’impression en commençant par le changement des habitudes des utilisateurs et en vous rapprochant de votre service informatique pour valider les choix techniques. Par exemple, les différents services opérationnels et utilisateurs ont été sensibilisés à l’importance de limiter l’impression sur papier en couleur pour favoriser le noir blanc. Ensuite la rationalisation du parc impression en lui-même a nécessité de réduire le nombre de périphériques d’impression à chaque étage de vos bâtiments, notamment les imprimantes jet encre, pour concentrer le maximum des travaux d’impression dans votre centre de reprographie.

Aux contextes économiques vus précédemment, s’ajoute les nouveaux enjeux environnementaux à horizon 2030. Votre politique d’impression se doit alors de faciliter l’accélération de l’optimisation de votre parc imprimantes et de vos achats de consommables.

A ce jour, vous faites régulièrement l’audit de votre parc impression. Les efforts menés pour réduire les dépenses en impressions vous laissent penser que vous avez écumés toutes les solutions pour faire des économies supplémentaires. Cependant, il vous reste une dernière option : avez-vous évalué les avantages de l’externalisation de tout travail d’impressions ? Pour cela, nous avons recensé pour vous les bonnes informations à connaître pour évaluer au mieux les bénéfices financiers réalisables. Tout d’abord, et avant de consulter un prestataire spécialisé, nous vous invitons à mener un audit spécifique.

Pourquoi et comment évaluer le coût réel des impressions au sein de votre entreprise ?

En réalisant un audit total de vos impressions et de son poids total sur votre chiffre d’affaires, vous reprenez le contrôle de vos impressions car vous connaissez précisément le poids de ce poste de coût sur le chiffre d’affaires de votre entreprise.

On estime en moyenne que le poste impression représente 3% du chiffre d’affaires des entreprises. Aussi l’analyse fine et un rapport détaillé vous permettront une évaluation précise des économies qui peuvent aller de 30 à 50 % de réduction par rapport à l’utilisation des imprimantes installées dans vos locaux.

Pour cela il faut détecter les charges fixes mal identifiées, avec pour objectif d’inclure les coûts cachés. Ne vous cassez plus la tête à analyser et concaténer les rapports détaillés de vos travaux d’impression sur le volume de votre parc machines. Voici les éléments à bien intégrer à votre audit :

1. Les coûts du constructeur
2. Les coûts liés aux ressources humaines
3. Les coûts liés à la surface allouée

1- Constructeur : au-delà du matériel d’impression, il faut prendre en compte la maintenance, le façonnage, les consommables, les consommations, les frais d’électricité pour alimenter les machines, … Il est nécessaire également d’intégrer dans votre audit, la valeur de l’engagement mensuel que vous avez signé avec le constructeur (Xerox, Canon, …) qui est fixé sur un nombre minimum de copies couleur, et noir et blanc.

2- Ressources humaines : il vous faut recenser les opérateurs, mais aussi les managers et salariés. En complément, il faut comptabiliser les effets en termes d’organisation du personnel : absence du personnel, remplacement, sous-traitance compensatrice en cas de pic d’activité, surdimensionnement lors de la baisse d’activité. Tout cela peut générer des dépenses additionnelles non négligeables.

3- Surface allouée : si vous ajoutez aux points de vigilance ci-dessus le fait que votre centre de reprographie interne ainsi que les copieurs aux étages (multifonctions, photocopieurs) impliquent une surface de plusieurs dizaines de m2, vous obtiendrez le coût réel des charges afférentes au poste impression.

Comment réduire les coûts globaux de l’impression en entreprise ?

Les résultats de votre audit financier mettront à jour la nécessité d’externaliser vos impressions pour pallier au manque à gagner et contribuer à atteindre les objectifs environnementaux. Mais comment procéder au virage vers les « managed print services » sans bousculer l’organisation, ni perturber les usages des clients internes, et passer intelligemment de la location à la délégation totale du print ? La réponse ci-après.

Les étapes d’un audit impression

1. Diffuser le rapport détaillé du coût d’impression auprès des parties concernées

Inclure en amont tous les futurs porteurs et prescripteurs du projet vous assure d’être bien entouré et d’obtenir l’adhésion plus facilement auprès de votre direction générale. Les services opérationnels (direction des achats, Facility Management, Ressources humaines, marketing, …) devront définir avec vous le cahier des charges que vous présenterez à votre futur prestataire d’externalisation. Leurs besoins et leurs freins seront bien identifiés afin de faciliter le choix du meilleur partenaire en fonction de la qualité de ses services et de son accompagnement, et de vous assurer de la meilleure expérience de délégation possible.

2. Lister les prérequis pour le choix d’un partenaire de confiance spécialisé en externalisation

Afin de trouver le prestataire qui vous correspond et d’obtenir des offres pertinentes, votre audit aura également pris en compte les impératifs fonctionnels et organisationnels que vous lui soumettrez. Cela vous permettra de gagner du temps, et constituera un moyen efficace d’évaluer les prestataires à même de répondre à vos besoins, en conformité avec votre cahier des charges, et en toute sécurité.

Assurez-vous notamment que ce partenaire prenne en charge l’ensemble de la production de vos documents et dispose donc de l’équipement nécessaire (imprimante dernière génération, papier classique ou spécifique, …). Le petit plus également : choisir un imprimeur qui dispose d’un studio de création intégré vous facilitera l’étape de recensement des documents-types. De cette manière vous centraliserez et optimiserez la gestion documentaire, pour un respect de la charte graphique de tous vos supports de communication institutionnels et opérationnels, et par ricochet, vous contribuerez à une action positive pour l’environnement en rationalisant l’ensemble de vos productions.

3. Prévoir un plan d’accompagnement du changement

Pour une expérience la plus fluide et pratique du début à la fin du projet d’externalisation, deux options s’offrent à vous, soit vous décidez de déléguer l’accompagnement du changement auprès de votre futur prestataire, si celui-ci est organisé pour le gérer, soit vous gardez une partie de sa réalisation.

En cas de délégation totale, des processus de suivi de projet sont mis en place et vous libère du temps. Assurez-vous tout de même que seront mis à votre disposition :

• un chef de projet dédié,
• une solution ergonomique de soumissionnement des commandes,
• des tutoriels pour les fonctionnalités spécifiquement développées pour vous,
• une fonctionnalité de personnalisation des documents en ligne,
• un service de gestion documentaire digitalisé et sécurisé, un service client disponible,
• la gestion du rachat de toute imprimante interne en location actuellement, des stocks restants de consommables, …

Certains professionnels vous proposent également des audits en ligne gratuit pour faire une première estimation, efficace et rapide.