Gestion des flux d’impression

Vous avez la charge de la mise en place d’une politique d’impression au sein de votre entreprise, et vous vous posez des questions sur les optimisations possibles, la solution de gestion la plus pertinente par rapport à vos besoins, et tous les éléments en prendre en compte en matière de gestion des flux d’impressions. Nous avons recensé pour vous les points essentiels !

LA NECESSITE D’UNE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE

En prenant la décision de définir une véritable stratégie de gestion des flux imprimés, vous prenez la voix de la structuration de vos données et du choix du logiciel adapté. Pour améliorer l’efficacité de votre organisation, la mise en place de la gouvernance de l’ensemble de ces flux permettra de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance. Il s’agit là de la meilleure manière de gérer un volume important de données plus ou moins structurées, provenant de sources et canaux d’information différents, et de s’assurer de son contrôle.

Il est à noter que la gouvernance documentaire nécessite de détacher des ressources dédiées pour gérer le projet d’optimisation des services d’impression. Faute de ces moyens, la majorité des entreprises repousse la mise en œuvre du management et malgré la reconnaissance de l’impact tant au niveau des coûts d’impression qu’au niveau de la sécurité et de l’accessibilité des données. Cependant si vous disposez d’une solution qui vous simplifie la prise en main, la numérisation comme l’archivage des données deviendront naturelles. Pour vous, c’est l’assurance que les utilisateurs s’approprieront rapidement ces nouvelles solutions.

Les solutions de centralisation d’impression sont nombreuses, certaines sont spécifiquement développées pour une entreprise en particulier, d’autres proposent de personnaliser certaines fonctionnalités. La latitude de développements sur mesure de ces logiciels est très variable selon les fournisseurs de services d’impression.

IMPRIMER AVEC SERENITE TOUT EN RESPECTANT LA PLANETE

Si vous avez d’importants objectifs RSE, alors vous recherchez certainement le juste équilibre entre le zéro papier et l’impression des documents stratégiques. S’opposent alors la gestion dématérialisée des papiers administratifs et l’impression papier incontournable telles que les supports marketing et de communication. Vous veillerez alors à optimiser les coûts de ces travaux de manière rigoureuse, par exemple en facilitant les achats mutualisés dans votre stratégie d’optimisation de l’environnement impression. Un outil de GED connecté à des services d’impression vous permettra de réaliser cette rationalisation. Il vous permettra de faciliter le suivi des achats de print ou numérisation, et de centraliser la gestion des factures.

En opérant avec le souci d’optimiser vos dépenses en impression, vous évitez la gâche, tout en mutualisant l’utilisation des consommables (toner, …) et en rationalisant. Ceci est rendu possible par la délégation des travaux d’impression auprès d’un expert de l’externalisation des impressions.

Pour aller plus vite, la tentation est grande de se rapprocher du prestataire actuel qui gère votre parc machines, comme la solution Uniflow, proposée par la société Canon, fabricant d’imprimantes multifonctions. Néanmoins il existe des prestataires qui ont une approche multi-plateforme et indépendante. Parmi ces solutions indépendantes, on note PaperCut et Ozalid (Quarante Six). En optant pour ces derniers, vous aurez une solution de gestion des documents et des impressions totalement opérationnelles, avec une technologie qui s’intègrera parfaitement quels que soient votre parc d’imprimantes, votre organisation et les systèmes exploités (Android, Windows, Linux…), et le mode d’utilisation quotidien de la plateforme de print (à distance que sur site).

LES ALTERNATIVES AUX IMPRIMANTES MULTIFONCTIONS (MPF) : UNE TRANSITION EN DOUCEUR

Après avoir évaluer les intérêts de basculer sur des solutions combinant production d’imprimés et gestion sécurisée des flux, vient le temps de penser à votre parc d’imprimantes et copieurs.

S’il va tendre à se réduire drastiquement, ce parc peut être un moyen pour effectuer une transition en douceur vers l’externalisation totale. Ils pourront servir à la numérisation de certains documents papier par les utilisateurs eux-mêmes. Encore une fois, tout dépend de vos besoins et l’intérêt de remplacer les MPF par un ou des scanner(s) peut se faire sentir. Une autre alternative pour la numérisation de masse de documents : l’externalisation.

Comment choisir entre un scanner professionnel et un copieur multifonction ?

Pour choisir entre un copieur multifonction (MFP – abréviation anglaise de Multiple Function Printer ou Product-) et un scanner professionnel, il faut commencer par analyser votre besoin et vos futurs usages ! Pour ce faire, voici les questions essentielles à se poser :

• Quels types de document vont être numérisés ?
• Quelle est la volumétrie de documents à prendre en compte ?
• Quelles sont vos exigences au niveau de la qualité ?
• Combien de documents peuvent être scannés à la fois ?
• Quelles fonctionnalités sont attendues par vos différents services ?
• Ou encore : la vitesse de numérisation ? La durée de vie pour ce matériel de numérisation ?

Les critères en faveur du scanner professionnel sont la facilité d’utilisation, la simplicité de configuration et l’intégrabilité avec votre système d’information. Le facteur de configuration peut faire la différence. En effet, les scanners présents dans vos bureaux sont paramétrables spécifiquement pour vos projets de numérisation et de GED. Tandis que les MFP peuvent être modifiés par les utilisateurs. Aussi, d’un travail d’impression à l’autre, le MPF aura pu changé de paramètres, ce qui peut faire perdre beaucoup de temps à vos équipes.

Enfin, il faut penser à l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formé à la numérisation et l’indexation ? Ne serait-ce pas reporter une échéance inéluctable ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
*LAD : Lecture Automatique des Documents